Yhä digitaalisemmaksi muuttuva työympäristö luo työn tekemiseen täysin uudenlaisia haasteita. Työpäivän ärsyketulva on valtava, itselle tärkeän tiedon löytäminen on vaikeaa, eikä digitaalinen yhteistyö edistä riittävästi ihmisten välistä yhteisymmärrystä. Jatkuvasti lisääntyvän sovellusmäärän myötä moni kokee, että teknologiasta on hyötyjen lisäksi tullut työpaikan häirikkö, jota ei saada kuriin.
Tämän kirjan tavoite on laajentaa keskustelu yksilöstä toimintaympäristöön ja sen johtamiseen. Kirjoittaja väittää, ettei digitaalisen työympäristön ominaispiirteitä tunneta riittävän hyvin, eikä siksi tiedetä riittävästi siitä, millaista johtamista työympäristö edellyttää.
Jotta johtamista voidaan kehittää, kirjoittaja arvioi, että on ymmärrettävä tarkemmin kolme asiaa: työn muutos, digitaalisen työympäristön erityispiirteet sekä toiminnan osa-alueet, joihin nykymenetelmillä voi vaikuttaa. Vasta tuntemalla nämä teemat voi oppia taivuttamaan digitaalisen työympäristön yritysten tarpeisiin. Nyt huomio on keskittynyt yhä enemmän liiketoimintakirjallisuudessakin tiimin tasolle. Asiantuntijatyön perusyksikkö on autonomisesti toimiva tiimi. Tietotyö ja sitä tukevat ohjelmistot ovat myös muuttuneet niin nopeasti, ettei yrityksiin ole ehtinyt muodostua näyttöön perustuvia tapoja tuoda teknologiaa työpaikoille. Tilanne, jossa työntekijöiden välistä vuorovaikutusta ja tiedonkulkua kehitetään jatkuvasti muuttuvilla valmissovelluksilla, on kaikille uusi.
Tässä kirjassa digitaalisen työympäristön rakennuspalikat ovat yksilötyö, tiimityö, organisaatioviestintä ja sisällönhallinta. Näiden lisäksi digitaaliseen työympäristöön kuuluu sen epävirallinen rooli, varjo-IT, jossa työntekijät rakentavat ja hankkivat sovelluksia itse ohi sovitun hankintakanavan. Digitaalisen tiimityön tukeminen oli uusi kysymys, johon yrityksissä jouduttiin reagoimaan lennossa teknologian kehittyessä nopeasti. Teams alkoi levitä työyhteisöjen käyttöön nopeasti. Työntekijöiden kouluttaminen ja yhteistyöteknologian johtaminen oli väistämättä erilaisten nopeasti syntyneiden neuvojen varassa.
Digitaalisen yhteistyötilan tarkoitus on toimia työn tekemisen paikkana, jonne tuodaan kaikki tiettyyn aiheeseen liittyvä keskeneräinen tieto. Yhteistyö alkaa, kun ihmiset jakavat keskeneräiset ajatuksensa ja havaintonsa toisilleen kasvokkaisen keskustelun lisäksi myös viestien, muistiinpanojen ja dokumenttien muodossa. Kaikki tämä on mahdollista vasta, kun työntekijöillä on pääsy yhteiseen tietoon ja yhtäläinen mahdollisuus kommunikoida toisten kanssa.
Jatkuvan istumisen ja päätetyöskentelyn lisäksi digitalisoiva työ vaikuttaa aivojen toimintaan ja työssä jaksamiseen. Tiedetään varmasti, että aivot kuormittuvat digitaalisessa yhteistyössä nopeammin kuin kasvokkaisessa kohtaamisessa. Syitä tähän on paikannettu ainakin kolme, joista ensimmäinen liittyy suoraan tiedon määrän lisääntymiseen ja siitä koituvaan työtehtävien hoitamisen haasteisiin. Toinen tiedon määrään liittyvä rinnakkaisilmiö on jatkuvasta ärsyketulvasta johtuvat keskeytykset. Tieto- ja ärsyketulvan lisäksi kuormitusta aiheuttavat on-line-palaverit. Niissä uupumuksen ja keskittymis-ongelmien taustalta löytyy naamahäpeä, mutta myös videokuvan puuttuminen aiheuttaa uupumusta palaverien aikana. Kun nonverbaalinen viestintä puuttuu tapaamisista, joutuu toisten ihmisten reaktioiden selvittämiseen näkemään enemmän vaivaa.
Uusi termi on digitaalinen työntekijäkokemus, joka sisältää kaksi tärkeää näkökulmaa, joita ei ole riittävästi huomioitu. Ensimmäinen on työntekijöiden arvostaminen. Työntekijöitä ei nähdä teknologiapalveluiden uudistuksissa asiakkaina, sillä tavalla kuin kuluttajapalveluissa. Teknologian hyödyntämisen haasteita ei nähdä työntekijän osaamattomuutena vaan työkalujen suunnittelun puutteina. Toinen haittaava ilmiö on työssä käytettävien sovellusten ja käsiteltävän tiedon suuri määrä. Työkaluja on niin paljon ja ne liittyvät niin tiiviisti toisiinsa, että usein sovellusta joutuu vaihtamaan jopa yksittäisen työtehtävän laatimisen aikana. Digityöntekijäkokemus tutkii työntekijän tilannetta eri laitteiden ja sovellutusten käytön kokonaisuutena. Työtehtäviä ei voi hoitaa yhdellä työkalulla, ja työntekijä joutuukin usein suorittamaan jopa yksittäisen työtehtävän eri sovellutusten ja portaalien avulla.
Moni teknologiauudistus on kriittisen tärkeä paitsi yritysten liiketoiminnan myös yhteiskunnan kantokyvyn kannalta. Siksi tarvitaan kirjoittajan mukaan lisää ymmärrystä siitä, kuinka teknologiauudistuksia johdetaan. Moni uudistus epäonnistuu edelleen, koska toiminnan muuttaminen huippuunsa hiotun järjestelmän ympärillä ei onnistu. Työntekijä ei pysty käyttämään uutta työkalua projektissa määritellyn toimintamallin mukaisesti, koska toimintaympäristö vetää vastakkaiseen suuntaan. Lopulta työntekijä lipuu takaisin vanhaan työtapaan. Siispä kohti uutta digitaalisen työympäristön johtamismallia. 100 kolahdusta. Y1+Y2+Y3+J1+J2.
Artikkelin kirjoittaja Johannes Partanen
Kirjan tiedot
Gassen, Riikka: Digitaalinen työympäristö – Näin taivutat teknologian yrityksen tarpeisiin, Alma Talent 2022, suositus**, 3 pistettä, ISBN 978-952-14-4700-6
Tekijänoikeudet. Tämä artikkeli on tarkoitettu vain yksityiseen omaan käyttöön, eikä tätä artikkelia saa hyödyntää mitenkään kaupallisesti. Tässä artikkelissa mainittujen kirjojen tekijänoikeudet kuuluvat niiden kustantajille ja/tai tekijöille. Tiimiakatemia Global Oy ja tämän artikkelin kirjoittaja Johannes Partanen kehottavat ostamaan ja lukemaan tässä artikkelissa suositeltuja hyviä kirjoja.
