Mitä tapahtuu, kun etätyö iskee yllättäen ja lähes koko maailma joutuu kaikin puoli poikkeuksellisiin oloihin? Haapakosken, Niemelän ja Yrjölän kirja kertoo siitä, mitä voimme oppia etätyön tekemisestä, etätyökaveruudesta ja etäjohtamisesta. Ja mitä meidän yleensä ottaen pitäisi ymmärtää virtuaalitiimeissä toimimisesta ja niiden johtamisesta? Myös miten luottamusta ja yhteenkuuluvuuden tunnetta voidaan ylläpitää etänä?
Ensimmäinen oppitunti kertoo tulevaisuudentutkija Osmo Kuusen näkökulmasta etätyöstä. Etätyö tuskin yleistyy merkittävissä määrin koronakriisin jälkeen. Historia on osoittanut, että ihmiset kaipaavat työelämässäkin fyysistä kohtaamista, ja lisäksi tuotteliaan ja tasapainoisen yhteisön luominen tuntuu ainakin toistaiseksi vaativan fyysistäkin läsnäoloa. Tekoälyn ja ylipäätään virtuaaliteknologian kehittyminen saattaa kuitenkin muuttaa tilannetta vähitellen.
Toinen oppitunti: Virtuaaliseksi syntynyt yhteisö elää yhteisestä päämäärästä. Luku käsittelee verkossa toimivien peliyhteisöjen virtuaalista arkea. Tavoitteellisesti pelaava virtuaalinen pelitiimi ei tavallisesti synny sattumalta, vaan siihen etsitään juuri sopivat pelaajat. Pelitiimit siis rekrytoivat jäseniään aivan kuin yritykset tai kuten muutkin urheilujoukkueet. Pelirooleja on kolmenlaisia: damage, support ja tank. Tankkipelaaja on kiinnostavin etätyön kannalta. Häntä voidaankin verrata tiiminvetäjään, projektipääl-likköön tai toimitusjohtajaan. Tankkipelaaja tekee nopeatempoisen pelin aikana strategisen tason ratkaisut, ja niiden onnistuminen vaatii, että kaikki pelaajat toimivat tankin ohjeiden mukaan.
Parhaiten pärjäävät sellaiset joukkueet, jotka pelaavat tiiminä hyvin yhteen. Kokonaisuuden edun mukaisesti pelaaminen vaatii vahvaa luottamusta. Pelaajien on luotettava toisiinsa, jotta he suostuvat toimimaan jopa sillä hetkellä heidän näkökulmastaan huonoilta tuntuvien ohjeiden mukaan. Turvallisuuden tunne on elektronisen urheilun joukkueessa tärkeää erityisesti siksi, että pelaajat ovat nuoria. Kaikki joukkueen jäsenet kantavat vastuuta luottamuksen rakentamisesta. Luottamusta syntyy myös tavasta, jolla peliä ja sen herättämiä tunteita käsitellään yhdessä pelin jälkeen. Tapa muistuttaa Tiimiakatemian käytäntöä käsitellä kaikkien tunteita ja käydä säännöllisesti läpi tehtyjä projekteja jokaisen tiimiläisen näkökulmasta. Virtuaalisen yhteisön johtamisessa korostuu etenkin selkeä ja määrätietoinen viestintä: tämä on tärkeää, jotta koko tiimi tietää, mitä pitää tehdä.
Kolmas oppitunti käsittelee kansainvälisen virtuaalitiimin työskentelyä. Virtuaalikokouksissa korostuu valmistelun merkitys. Valmistautumisessa on jokaiselle osanottajalle kerrottava, millaista panosta häneltä odotetaan kokouksessa. Myös sillä on merkitystä, miten hyvin yhteydet toimivat ja miten hyvin osanottajat hallitsevat virtuaalisen yhteistyön välineet. Ulla Vilkman nimeää kirjassaan kuusi kulmakiveä, joiden varaan hyvä (etä)johtaminen rakentuu: luottamus, arvostus, avoimuus, pelisäännöt, jatkuva dialogi ja yhteisöllisyys.
Neljäs oppitunti: Tunteet etätyössä. Kaiken kaikkiaan tunteiden merkitys tiimien menestymisessä on iso. Tunteet eivät kuitenkaan välity digitaalisten työkalujen kautta samalla tavoin kuin kasvotusten. Ilman vuorovaikutusta tunteet jäävät piiloon. Ihmisten pitää virtuaalikokouksissa pinnistellä enemmän, jotta he ymmärtävät toinen toistaan. He saavat toisistaan huonommin tietoa. Kun ei näe toisten eleitä, keskustelussa on vaikea vuorotella.
Viides oppitunti: Itseohjautuvuus ja johtaminen etätyön aikaan. Itseohjautuvuudesta tuli jokunen vuosi sitten työelämän iskusana. Perusajatus on hyvä: fiksu ihminen tietää itse parhaiten, miten hommansa hoitaa, kunhan tavoitteet ja pelisäännöt ovat selkeät. Etätyössä itseohjautuvuuden vaatimus korostuu. Itseohjautuva yhteisö vaatii jopa enemmän johtamista kuin perinteinen, koska ollakseen itseohjautuva yhteisössä ihminen tarvitsee selkeät tavoitteet ja reunaehdot. Esimies voi ja hänen pitää tukea tiimiläisiään myös etätyössä. Mutta silti: etätyöläinen on ison aikaa itsensä johtaja. Hänen pitää osata priorisoida, organisoida ja tauottaa. Hänen pitää hallita ajankäyttöään. Hänen pitää ymmärtää, milloin on selviydyttävä yksin ja milloin kannattaa pyytää apua.
Kaikkein hankalimmaksi etätyössä osoittautuu kuitenkin ryhmään kuulumisen ja yhteisöllisyyden tarpeen täyttäminen. Erityisesti pomojen kannattaa siksi keskittyä yhteenkuuluvuuden tunteen tukemiseen etenkin tilanteessa, jossa koko yhteisö on etätyössä. Yksi jäsen voi merkittävästi heikentää yhteenkuuluvuutta, mutta yksikään jäsen ei voi yksin hoitaa yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvuutta. Virtuaalisessa yhteisössä onnistumista tukevat selkeys ja valmiit rakenteet. Hankalinta on luottamuksen vakiinnuttaminen.
Kuudes oppitunti: Yhdessä yössä kaikki etätöihin – koulujen hurja digiloikka. Poikkeustila siirsi koulut kriisijohtamiseen. Kirjassa on kiteytetty etäkoulun opit johtajalle. Määrittele olennainen eli mikä on organisaation perustehtävä ja mitä vähintään on saatava aikaan. Valmistaudu eli oleellista on se, mitä on tehty ennen kriisiä, ei se, mitä tehdään kriisin aikana. Yhdessä yössä ei tehdä ihmeitä. Lähes kaiken voi siirtää verkkoon eli isotkin kokoukset sujuvat verkossa ja ovat usein hyvin tehokkaita, jos ne on hyvin valmisteltu. Pidä yhteyttä työntekijöihin.
Seitsemäs oppitunti: Vapaus, vastuu ja luottamus. Esimiehen rooli on keskeinen. Jokaisen esimiehen tulee tuntea oma tiiminsä ja sen jäsenet. Vuorovaikutuksen johdon, esimiesten ja tiimien välillä täytyy olla sujuvaa ja säännöllistä. Tiimipalaverien lisäksi esimiesten on hyvä käydä kahdenkeskisiä keskusteluja tiimiläisten kanssa. Jotta esimiehet pystyvät hoitamaan tehtävänsä, heitä täytyy valmentaa ja tukea. Jokaisella työntekijällä täytyy olla selkeät tavoitteet, joiden toteutumista hän ja esimies seuraavat säännöllisesti. Jos ongelmia ilmenee, niihin tartutaan heti.
60 kolahdusta. Y1+Y2+Y3+ J1 +J2.
Artikkelin kirjoittaja Johannes Partanen
Kirjan tiedot
Haapakoski, Kati & Niemelä, Anna & Yrjölä, Elina: Läsnä etänä – Seitsemän oppituntia tulevaisuuden työelämässä, Alma Talent 2020, suositus**, 2 pistettä, ISBN 978-952-14-4268-1
Tekijänoikeudet. Tämä artikkeli on tarkoitettu vain yksityiseen omaan käyttöön, eikä tätä artikkelia saa hyödyntää mitenkään kaupallisesti. Tässä artikkelissa mainittujen kirjojen tekijänoikeudet kuuluvat niiden kustantajille ja/tai tekijöille. Tiimiakatemia Global Oy ja tämän artikkelin kirjoittaja Johannes Partanen kehottavat ostamaan ja lukemaan tässä artikkelissa suositeltuja hyviä kirjoja.
